Todos sabemos que um bom evento é fruto de uma boa organização e de um alto critério de desenvolvimento nas suas etapas. Porém, ao contrário do que muitos podem pensar, é necessário planejar não somente o que fazer antes e durante, mas também o que fazer no pós-evento, ou seja, a organização deve contemplar três fases: o antes, o durante e o depois.
Os cuidados com o evento devem abranger essas três fases a fim de que o público seja atendido da melhor maneira possível e para que, consequentemente, a sua marca seja bem lembrada. A seguir, você verá algumas sugestões que o ajudarão a cuidar do seu evento antes, durante e depois.
ANTES
Essa fase resultará diretamente no que vai acontecer no dia do evento, por isso, ela é a mais importante das etapas. Para iniciar, é fundamental que se saiba qual o objetivo do evento. Com essa questão respondida, você saberá melhor por onde seguir.
Outra coisa importantíssima a se definir inicialmente é a quantia financeira disponível para realizar o encontro e o que esse valor permite realizar. Esclarecido isso, dê atenção a elementos como: nome do evento, data, lugar, horários, divulgação, convidados (quem e quantos serão), cerimonial, decoração, iluminação, buffet (incluindo água e demais bebidas), sonoplastia, fotografia, brindes, entre outros. Nessa fase, é imprescindível também que se faça um check list, que é uma relação do que precisa ser feito e as datas certas para cada uma das coisas. Dependendo da cidade, uma equipe de cerimonial conseguirá providenciar todos esses itens e fazer um levantamento dos respectivos custos.
DURANTE
Um dos cuidados que deve ser tomado durante o evento é que o líder da empresa ou um representante esteja o mais próximo possível do seu público. Receber os convidados na entrada é uma ótima forma de começar bem a cerimônia e desde já agradecer-lhes pela presença.
Esteja certo também de que a equipe de apoio que contratou está exercendo bem os papéis acordados, como nos serviços de comida e bebida; busque observar se seus convidados estão se sentindo bem e lhes sugira uma ou outra coisa em caso de necessidade. Separe um tempo para conversar com cada convidado, se possível, e ouvi-los sobre as impressões do evento. Isso fará com que os mesmos se sintam importantes. Outra atitude interessante a se fazer é distribuir pessoalmente os brindes da sua marca, aproveitando para tirar uma foto com cada convidado.
DEPOIS
Se você pensa que o seu evento acaba quando os convidados vão embora, está enganado. Existem algumas atitudes a serem tomadas depois do encontro que também contribuem para a boa impressão do seu evento e para a divulgação da sua marca.
Pense na possibilidade de enviar na semana seguinte um cartão-agradecimento aos seus convidados. Junto ao cartão, você pode colocar a foto que tirou com ele no dia do evento.
Outra sugestão para o pós-evento é colocar uma resenha com fotos nas redes sociais. Marcar seus convidados nas postagens pode, além de lembrá-los do evento, aumentar a popularidade da sua marca. Além dessas coisas, devem ser tomadas ações relativas ao local, como verificar se foi realizada a limpeza e se a estrutura foi desmontada e devolvida. Vale também verificar se todos os profissionais envolvidos foram pagos devidamente.
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