Como planejar um evento de sucesso

Para ter sucesso, um evento não depende apenas do que acontece no seu dia, muito pelo contrário, as ações tomadas com antecedência em um bom planejamento são o que, de fato, atribuirão a ele a qualidade desejada. Por isso, não se pode realizar um evento sem planejá-lo devidamente. A seguir, apresentaremos algumas dicas sobre como planejar um evento de sucesso.

O planejamento do seu evento deve contemplar coisas que realmente sejam necessárias para ele, isto é, é preciso saber desde cedo o formato que ele terá para poder estabelecer o planejamento certo. Muitos eventos podem não ter o sucesso esperado quando se trabalha uma organização que não está de acordo com as reais exigências da cerimônia. Por isso, tenha esclarecido o formato de evento a fazer (eles podem ser mas longos, como congressos, feiras, workshops; ou mais breves, como reuniões ou comemorações de lançamentos). Na decisão sobre o formato do evento, é importante considerar o perfil da sua empresa e saber bem o que pretende passar aos convidados.

OS CONVITES E OS CONVIDADOS

Os convidados e a forma de convidá-los são muito importantes para o seu evento. Enquanto estiver planejando-o, preocupe-se com o público a atingir e lembre-se de que os participantes podem ser futuros clientes ou parceiros da sua marca. Por isso, é fundamental convidar as pessoas certas. Se o evento for para um público grande, conte com as redes sociais para ajudá-lo na divulgação. Todavia, se o formato do seu evento for menor, para pessoas específicas, não seja abrangente na divulgação, pelo contrário, use meios privados, como e-mail ou convite impresso para anunciar o encontro.

O LOCAL DO EVENTO

Um bom ambiente para o seu evento será um que dê destaque ao elemento principal. Se seu evento for, por exemplo, o lançamento de um produto, o lugar deve favorecer esse ponto (observe, por exemplo, o tamanho do local e se há um espaço satisfatório para a mostra dos produtos). Se for uma conferência, opte por um lugar que dê visibilidade ao palestrante. Também é importante que o ambiente permita proximidade entre os convidados, em que seja possível distribuir mesas e lounges.

Uma opção de escolha do lugar para o seu evento é o prédio da sua própria empresa ou, se possível, um salão próximo a ela. Isso porque os seus convidados que já conhecem seu endereço terão mais facilidade para chegar e se sentirão mais à vontade. Quanto aos convidados que não conhecem ainda o seu estabelecimento, eles passarão a conhecê-lo.

Outros pontos que farão com que o seu evento seja um sucesso é contratar uma boa comissão organizadora para desenvolver bem áreas como buffet, segurança, imagem e som, assessoria de imprensa, decoração e iluminação. Capriche também numa boa recepção e faça questão de cumprimentar pessoalmente cada um dos seus convidados. Não esqueça também de definir previamente o conteúdo programático.

Por fim, realizar atrações descontraídas como sorteios e distribuir brindes da sua marca ajudam a perpetuar a lembrança do seu evento. Se você for amador nessa área ou desejar um serviço especializado, deve, sem dúvida, contratar uma equipe de cerimonial para que ela o oriente em cada etapa do seu planejamento.

O que achou das nossas dicas? Com esse passo a passo certamente você estará mais preparado para planejar um evento de sucesso e obter retornos efetivos para o seu negócio. Coloque os novos conhecimentos em prática!

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